租借場地最怕踩坑？一表看懂 10 項活動成功的「場地檢查清單」

多數活動出問題，並不是因為內容不好，而是被細節拖垮。

音響突然接不上、投影解析度不夠、超時費比想像中高、撤場時才發現垃圾要自己清，這些狀況單看都不大，疊在一起卻很容易讓預算失控，甚至影響整場活動的情緒。

很多主辦方都是辦過一次活動後，才知道「原來場地要問這麼多事」。但其實只要在場勘與簽約階段，把幾個關鍵點確認好，就能避開九成以上的風險。這份整理，正是為了幫你在混亂的場地租借流程裡，快速理出一條清楚的路。

為什麼一定要有「場地檢查清單」

場地租借最容易踩坑的地方，往往藏在三種細節裡。

第一種是時間。你以為租的是活動時段，實際上卻沒有算進佈置與撤場。

第二種是費用。表面價格看起來合理，實際上電費、清潔費、超時計費全都另外算。

第三種是設備。照片裡看起來一應俱全，到了現場才發現接頭不合、網路不穩、音量不夠。

清單的作用，不是讓事情變複雜，而是讓你在還能選擇的時候，把該問的問題一次問完。

10 項活動成功的場地檢查重點

第一件要確認的，永遠是檔期與時間。不是只看日期，而是要清楚知道什麼時候能進場、什麼時候一定要撤場。很多超時費，都是因為一開始沒有把佈置與收尾時間算進去。

接著是人數與空間配置。坐得下，不等於用得順。手作課需要大桌面與活動空間，講座則要考慮桌椅排列是否影響互動。U 型、教室型或分組配置，會直接改變現場的氣氛。

再來是計費方式與隱藏成本。場地是按小時計費，還是按時段？空調電費是否另計？以實務來說，夏季電費是很多人事後才發現的一筆支出。提早問清楚，才能準確抓預算。

設備測試也是不能省略的一步。投影機支援哪些接頭，是否需要自備轉接頭，麥克風音質是否適合空間大小，這些都應該在場勘時實際測試。照片永遠不等於實物。

場勘本身，就是一個獨立的檢查項目。實際感受採光、通風、插座位置與環境音干擾，才能避免活動當天才發現空間不合用。

超時計費標準同樣重要。超時是以多久為一個單位計費，半小時還是一小時？後面是否已經有其他租借者？這會影響你是否還有彈性空間。

清潔與餐飲規範，則是最常被低估的部分。是否允許飲食，垃圾需不需要自行帶走，未還原場地會不會產生清潔費，這些都應該在活動前就有共識。

交通與停車資訊，關係到參與者的體驗。捷運出口、步行時間、附近停車場，越清楚，越不容易在活動開始前消耗大家的耐心。

租借申請與付款流程也需要確認。填表不等於成功預約，通常需要支付訂金或全額款項，並收到正式確認通知或合約。

最後，是延期與退款機制。活動若因人數不足或天氣取消，是否能延期，退款比例為何，異動期限到什麼時候，這些條款會在關鍵時刻保護你。

總結

真正專業的主辦方，不是什麼都自己扛，而是知道哪些地方一定要確認。場地檢查清單的存在，不是為了找麻煩，而是為了讓活動當天，你可以把注意力放在內容與人身上，而不是一直救火。

像 療寮生活館 這樣的空間，之所以強調價格與設備規範透明，也提供提前進場的緩衝，正是因為這些細節，往往決定一場活動是順利完成，還是留下陰影。

如果你正準備下一場活動，不妨先把這份檢查清單跑過一次。很多坑，其實是可以

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◆ 空間特色：

雙北交界｜板橋藝文空間｜捷運站步行5分鐘｜可容納30人

• 位於雙北交界，捷運站步行5分鐘

• 療癒藝文空間，恬靜巷弄中的1樓工作室

• 日式和室 / 塌塌米 / 木製傢具 / 香氛乾花 / 觀葉植物

• 定期舉辦運動課程，可動可靜，整面牆都是全身鏡

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