租場地辦展覽前，要準備哪些文件？

在許多人心中，展覽的誕生往往始於第一張草稿、第一張作品、第一句想呈現的句子。然而真正讓展覽開始成形的，往往不是作品本身，而是那些看似行政、實則關乎整體合作流程的文件。

在我們這類社區型場館裡，看著不同策展人走進空間，帶著緊張與期待討論展期，我愈來愈確信：展覽的第一步，往往是在文件裡完成的。企劃書、展覽說明、需求表單，這些文字告訴我們，展覽的方向、作品的特性、空間將如何被使用。

今回就為大家分享幾個實用的經驗之談，這些資訊越清楚，合作的步驟也越有踏實的節奏感。

而在所有文件中，場地平面圖可能是最被低估的那一份。

許多策展人第一次來場勘時，眼睛看見的是牆面、光線與氛圍；但當他們真正開始佈展，才發現沒有準確尺寸、沒有插座分布、沒有牆面高度的數據，就像沒有地圖的旅行。每一件作品的間距、每一盞燈的投射角度，都依賴這張圖表的精準。空間不是抽象的「感覺」，而是一個有著結構、限制與可能性的身體；平面圖，就是讓你讀懂這個身體的第一份語言。

展品清單與保險，則是展覽的第二個現實面。

展品清單讓場地方了解展覽規模、材質、脆弱程度，也讓場館得以判斷是否需要額外保護或限制。可能你會問：「真的需要這麼正式嗎？」但正因為作品重要，我們才需要共同確認它們能被安全照顧。而保險，並不是不信任，而是為未知留下一層柔軟的緩衝。沒有人希望它真的派上用場，但它的存在，本身就是一種安心。

最末，展覽文案與合約是展覽開始對外發聲的部分。

文案讓場館知道該如何介紹你的展覽，如何在宣傳管道中保持資訊一致；合約則讓合作雙方在同一條線上，清楚哪些事情能做、哪些需要提前告知、有哪些費用可能產生。這兩者不是行政流程，而是協作的規則。讓所有參與者能在同一份節奏上，安心地把展覽推向前。

展覽在牆上之前，其實先在文件裡成立

當我們在場地裡看著展品亮起燈光的那一刻，其實背後已經有一整套文件在支撐著整場展覽的骨架。展覽不是從佈展那天開始，而是從第一封 email、第一份企劃書、第一份場地圖開始成形。這些文件看似煩瑣，同時是思緒的整理、對齊。讓展覽能站穩、能合作順利、能被看見，也能被好好記住。

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