【告別手忙腳亂】場地租借前必看：5個最常被忽略的細節

無論是辦講座、工作坊、市集還是家庭聚會，找到理想的場地只是萬里長征的第一步。真正讓人捏一把冷汗的，其實是活動當天才發現：電源插座不夠、廁所衛生紙用光了、報到動線卡關……各種小問題像骨牌一樣連環倒下。這些，往往都來自「場地租借前的準備不足」。本文將為大家介紹5大活動前一天的備忘，並在文末為大家附上 Checklist。

一、插座位置與電力容量

很多活動都會用到筆電、投影、音響，甚至燈光或咖啡機。但你知道嗎？不是每個場地的插座都夠多，也不是每一個角落都有電源。更重要的是，有些場地的電力容量有限，一開熱水壺就跳電的情況可不少見。

該怎麼做？

• 活動前主動詢問插座數量、耗電上限建議等資訊。
• 要求場地提供平面圖與插座分布圖，事先安排插座使用順序與分工。
• 若需用到高耗電設備（如加熱功能家電），建議先詢問場地方。

二、動線設計與報到區位置

報到區一亂，後面就全亂。很多人到了場地後才發現入口太小、人一多就堵，或是報到跟備餐、廁所進出動線打架。參與者第一印象通常從報到區開始，若一開始就卡住，會大大影響活動氣氛。

該怎麼做？

• 要求場地方提供場地進出示意圖（入口、電梯、廁所、休息區等）。
• 若無法設專門報到桌，可考慮使用手機QR掃描入場分流。
• 明確安排引導人員並使用地貼、指示牌強化動線。

三、廁所與飲食衛生安排

許多活動會搭配簡易茶水、餐點或點心，但卻忽略了飲食會帶來更多清潔與動線挑戰。若現場飲食無妥善安排，容易造成垃圾堆積、異味、清潔不及。廁所則是另一個重點，尤其參與者眾多時，耗材用量驚人。

該怎麼做？

• 確認廁所位置、垃圾桶配置及耗材補充頻率，是否可追加清潔協助。
• 若活動含飲食，應預留足夠置物空間與垃圾收集點。
• 可選擇使用環保容器並搭配垃圾分類提醒，減輕現場負擔與場地清潔壓力。

四、場地清潔與還原規範

很多人活動結束後匆匆離場，卻忽略場地原狀還原的細節。遺留垃圾、食物殘渣、桌椅未歸位，可能導致被扣押金、評價變差，甚至未來無法再租借。

該怎麼做？

• 活動前詢問「最晚離場時間」與「還原標準」（需不需拖地、桌椅怎麼擺）。
• 拍照記錄入場狀態，作為活動後還原參考。
• 若人手不足，可詢問場地方是否有提供「加價代理清潔」方案，或動員參與者共同協作。

五、雨備與緊急應變

尤其戶外活動，一場突如其來的午後雷陣雨就能讓整場活動打水漂。或是室內場地鄰近工地、馬路，講者聲音被蓋過去也是常見狀況。還有一些突發事件如停電、醫療意外，主辦人若毫無準備會相當慌張。

該怎麼做？

• 室外活動請提前詢問「可否轉室內空間」、是否有遮雨棚備案。
• 詢問場地「近期是否有鄰近施工或活動排程」。
• 準備簡單應急包（OK蹦、止痛藥、備用手機電源），並設緊急聯絡窗口。

做好這些準備，你就能安心迎接活動的那一刻，從容又有條理。別讓小細節毀了大場面，從今天起就開始把活動 checklist 加進你每一次的場地使用流程中吧！

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