場地租借不只是場租:你應該問的 10 件事
場地租借不只是場租:你應該問的 10 件事
租借前心中有數。
租場地是一件看似簡單的事。
很多場地租用的新手以為「只要付了場租」就能開始佈展、擺攤、講課或彩排,但真正走過幾次後就會明白:場租只是入口費,你真正買到的是「環境的整體條件」。
場地裡有光線、有溫度、有空氣、有聲音、有插座、有動線、有你想像得到和想不到的細節。而那些細節,往往藏在你還沒來得及問出口的地方。以下就為大家介紹你應該問但沒問、或沒想到該問的場地租用十件事。
一、你租到的是「空間」,還是「設備」?
有些場地的「基本配備」就像民宿,有桌椅、有投影、有音響;但也有些場地的「基本配備」像空屋,只有四面牆。第一個應該問的問題,不是「這裡能不能租」,而是「場租包含什麼?」投影機要不要額外收費?椅子是不是要另外加租?音響能不能用?場地的燈光可不可以調?你以為理所當然的設備,在某些場地裡可能什麼都不包含。
二、插座不夠,你的展覽就會垮
如果展覽需要燈光、講座需要電腦、市集需要熱水器、拍攝需要打燈,那「插座在哪裡」就會比你預期更重要。插座數量不夠、位置太遠、電量不足,都會變成現場的大災難。甚至有些場地的插座只在一邊牆,或整層只有一個 15A 的電源。問清楚插座,永遠不會錯。
三、你以為可以用的時間,可能不是你能進場的時間
很多場地的租借並不包含「前置時間」。你以為下午 1 點開始,租了 12:00–18:00 就綽綽有餘;結果你到了才發現:12:00 才能進場,前一組還在清場,燈還沒調、桌還沒擺,作品還沒開箱。問清楚「進場時間」與「退場時間」是否包含在場租內?這會左右你整天的節奏。
四、清潔費不是最後才知道的事情
初次租場地的人或許很容易認為:「清潔不就掃掃地?」但如果你有飲食、黏貼、油畫、屑屑、植物、拆裝材料、紙箱……清潔的定義就會變得很不一樣。有些場地告訴你:「離開時請恢復原狀。」有些場地會補一句:「否則將收取清潔費 500–2000 元。」你應該一開始就問:「清潔費是否另外計算?」「什麼情況會被收?」這可幫你省掉非常多誤會。
五、垃圾誰要處理?
垃圾處理是場地最常被忽略的費用。沒有垃圾桶、或只能丟一般垃圾、或必須帶走所有廢棄物、或垃圾需要加購處理費,這在每個場地的規則不同。如果你是市集、展覽、手作課,那垃圾量可能會比你想像的多好幾倍。問清楚,比較安心。
六、場地的「不能做」比「可以做」更關鍵
有些場地不能打洞、有些不能用 3M、有些不能吃東西、有些不能用明火、有些不能播放音樂、有些不能超過 75 分貝。所有的不能,都是場地保護自身的方式。但對主辦者來說,如果不提前知道,現場就會變成危機四伏。你要問的是:「這裡有什麼是不能做的?」
七、網路不是理所當然的
在某些展覽裡你需要直播、在市集中需要刷卡、在講座中需要連 PPT。沒有網路,就什麼都做不了。更糟的是,有些場地雖然有 Wi-Fi,但速度慢、訊號弱、多人使用會斷線。「有沒有網路」跟「網路是否能承受活動需求」是兩個完全不同的問題。
八、空調很貴,但沒有空調更痛苦
有些場地場租便宜,但空調另計。或是空調有夏日加價、特定時段加價、使用超時加價。你以為省下場租,最後可能補回一筆冷氣電費。尤其多人活動時,沒有空調會直接影響體驗。空調永遠值得問清楚。
九、活動是否需要保險?
不是每場活動都需要保險,但當展品昂貴、觀眾流量大、互動性強時,保險會是場地、主辦、作品三方共同的保護。你不需要怕這一題,你需要知道自己是否「更適合投保」。
十、最後你要問的不是「多少錢」,而是「包含了什麼」
許多人租場地時第一句問價錢,但最重要的其實是:「這個價錢包含什麼?」因為場租只是最上層的價格,真正決定一場活動順不順利的,永遠是細節。
結語
場地租借之所以複雜,是因為每個場地都有自己的性格。有的寬容、有的嚴謹,有的像白紙、有的像老屋、有的全配備、有的什麼都沒有。而你在租場地時問的每一個問題,其實不是在挑毛病,而是在讓你與場地之間建立一份理解。你問得越清楚,活動就越順利。場地租借不只是場租,它是你和空間之間,一場「彼此成就」的合作。

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